Seorang peguam hartanah yang kompeten memainkan peranan penting sebagai wakil kepada penjual atau pembeli dalam setiap urusan jual beli hartanah. Berikut adalah beberapa fungsi penting yang dilakukan oleh seorang peguam hartanah dalam urusan jual beli:

Langkah pertama yang perlu diambil oleh seorang peguam hartanah adalah menjalankan proses yang dipanggil ‘due diligence’. Proses ini melibatkan pengesahan terhadap maklumat hartanah, pemilikan, dan status kebankrapan. Peguam hartanah akan melakukan carian hakmilik di pejabat tanah untuk mendapatkan rekod ketuanpunyaan penjual dan memastikan penjual adalah pemilik sah, berdaftar, dan berkepentingan. Selain itu, maklumat mengenai pemegang gadaian dan tempoh pajakan hartanah juga akan diperoleh.

Bagi hartanah yang masih di bawah geran induk atas nama pemaju, peguam hartanah akan mendapatkan surat pengesahan daripada pemaju bagi memastikan maklumat ketuanpunyaan, status hartanah, dan sebarang tunggakan yang wujud adalah seperti yang diterima.

Seterusnya, peguam juga perlu melakukan carian kebankrapan bagi penjual dan pembeli melalui Jabatan Insolvensi. Ini kerana penjual yang telah bankrap tidak layak untuk menjual hartanah, dan pembeli yang bankrap tidak layak untuk memiliki aset termasuk rumah atau hartanah lain.

Tujuan utama proses ini adalah untuk mengelakkan pembeli daripada membuat bayaran deposit kepada individu yang tidak sah dan urusan jual beli yang dilakukan ini adalah sah mengikut undang-undang.

Penyediaan dokumen urusan jual beli hartanah adalah satu proses yang memerlukan kemahiran tinggi dalam bidang undang-undang. Dokumen-dokumen yang disediakan adalah terikat dengan undang-undang kontrak dan tanah, dan proses dokumentasi ini akan dilakukan dari awal urusan jual beli sehingga sempurna pindahmilik dari penjual kepada pembeli. Antara dokumen yang akan disediakan termasuklah dokumen jual beli, pelepasan gadaian, kemasukan dan pelepasan kaveat dan lain-lain yang berkaitan termasuk dokumen-dokumen bagi membuat kebenaran pindahmilik atau gadaian daripada pihak berkuasa negeri.

Antara dokumen-dokumen ini perlu disetemkan di Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) untuk memastikan dokumen tersebut adalah sah dan terikat dengan undang-undang. Setelah penyeteman dibuat, LHDN akan berikan notis taksiran dan setem hasil setelah bayaran dibuat. Proses ini nampak mudah tetapi sebenarnya rumit jika tidak dilakukan dengan pengalaman dan ilmu undang-undang yang mencukupi.

Setiap urusan jual beli hartanah hanya boleh dimuktamadkan jika pemilikan telah dipindahkan kepada pembeli, bebas daripada sebarang bebanan atau tunggakan penjual lama, serta penyerahan milikan kosong tertakluk kepada syarat-syarat dan sekatan kepentingan yang dinyatakan atau tertulis dalam suratan hakmilik hartanah. Ini boleh disemak melalui carian hakmilik di mana rekod ketuanpunyaan mestilah atas nama pembeli sebelum penutupan urusan jual beli.

Bagi hakmilik induk atas nama pemaju, pastikan pihak pemaju telah menerima surat pengesahan penerimaan dokumen beserta cop & tandatangan. Ini menunjukkan bahawa mereka telah merekodkan pembeli sebagai pemilik baharu bagi hartanah tersebut. Ini untuk memastikan bahawa apabila hakmilik individu dikeluarkan, pemaju hanya akan memeterai dokumen pindahmilik kepada pembeli dan bukan individu lain.

Peguam yang menguruskan urusan jual beli hartanah mempunyai akaun bank khas yang dipanggil sebagai ‘Client Account’ atau ‘Trust Account’ yang digunakan untuk bertindak bagi pihak klien. Akaun ini berfungsi untuk menerima bayaran daripada pembeli sebelum dilepaskan kepada penjual, menjaga kepentingan pembeli sebelum pindahmilik geran berlaku. Peguam hanya akan melepaskan bayaran mengikut terma-terma yang dipersetujui dalam perjanjian jual beli, menjadikan setiap transaksi lebih selamat dan terkawal. Dalam urusan ini peguam akan bertindak sebagai “Stakeholder” kepada mereka. Peguam akan juga menggunakan Client Account untuk boleh membantu membuat bayaran bagi pihak pelanggan, untuk sebarang transaksi bagi setiap urusan jual beli yang dilakukan.

Peranan seorang peguam hartanah adalah sangat penting dalam memastikan urusan jual beli hartanah berjalan lancar dan mengikut undang-undang. Dari menyemak status hartanah, menyediakan dokumen undang-undang, menangani isu-isu berbangkit, menguruskan permohonan pinjaman, hingga memegang amanah wang ringgit, setiap langkah memerlukan kepakaran dan pengalaman yang tinggi.